Les démarches pour déclarer son activité de formation

Ce dossier détaille les modalités de déclaration d’activité, de réalisation du Bilan pédagogique et financier (BPF) et les principales obligations de fonctionnement des organismes de formation.
Il fournit également les coordonnées des syndicats et fédérations professionnelles du secteur.
Au 20 juin 2018, la Bretagne compte 3 322 organismes de formation actifs (88 595 en France). Ce nombre croît régulièrement.

Déclarer son activité

Les démarches à effectuer

Toute personne, physique ou morale, qui réalise des prestations de formation professionnelle doit déclarer son activité dans les 3 mois suivant la première convention ou le premier contrat de formation conclu.

Cette démarche de déclaration n’a pas valeur d’agrément. Le formulaire renseigné par le prestataire comprend des informations succinctes sur l’identité, le statut et l’activité du déclarant. Ces informations n’offrent qu’une vision très partielle de l’activité de formation du prestataire.

La déclaration d’activité est réalisée auprès du Préfet de région (Service régional de contrôle de la DIRECCTE) grâce au formulaire Cerfa n°10782*04.

Direccte Bretagne
Service régional de contrôle de la formation professionnelle
3 bis avenue de Belle Fontaine
CS 7171
35517 Cesson-Sévigné cedex4

Accueil téléphonique les mardi, mercredi et jeudi
08h45 -11h45 -14h00-16h00
Secrétariat : 02 99 12 21 85

Elle est accompagnée de pièces justificatives :

  • copie du justificatif d’attribution du numéro SIREN ;
  • bulletin n°3 du casier judiciaire du dirigeant pour les personnes morales ou du déclarant pour les personnes physiques ;
  • copie de la première convention de formation professionnelle (ou, à défaut, du bon de commande ou de la facture établis pour la réalisation de la prestation de formation) ou du premier contrat de formation professionnelle ;
  • justificatif d’inscription sur la liste arrêtée par l’organisme collecteur paritaire agréé (OPCA), dans le cas où l’organisme présente à l’appui de la déclaration une convention de bilan de compétences pour un salarié ;
  • copie du programme détaillé de la formation, de la liste des intervenants avec la mention de leurs titres et qualités (diplômes, CQP, titres professionnels, CV…), du lien entre ces titres et qualités et la prestation réalisée, et du lien contractuel avec l’organisme ;
  • Un argumentaire démontrant le caractère professionnel de l’action de formation envisagée au regard du statut du stagiaire ;
        - la transmission des documents publicitaires du déclarant se rapportant aux actions mises en œuvre.

Sauf refus motivé d’enregistrement par les services de l’État, les prestataires se voient attribuer, sous 30 jours, un numéro d’enregistrement qui leur permet de dispenser des formations.

Ce numéro d’enregistrement doit ensuite figurer sur les conventions et, en l’absence de conventions, sur les bons de commandes, factures ou les contrats de formation professionnelle que le prestataire conclut, sous la forme suivante : « déclaration d'activité enregistrée sous le numéro auprès du Préfet de région de…. .  ». 

Les modifications ou cessation d’activité doivent également être déclarées à la DIRECCTE sous 30 jours.

L’ensemble des organismes de formation déclarés auprès des Préfets de région est accessible sous forme de liste actualisée sur la Plate-forme ouverte des données publiques françaises.

 

Réaliser chaque année le bilan pédagogique et financier (BPF)

Le Bilan pédagogique et financier

Une fois déclaré et dès un an d’exercice comptable clos, l’organisme de formation doit établir avant le 30 avril de chaque année, un bilan pédagogique et financier (BPF) retraçant son activité.

Depuis le 18 avril 2017, les organismes de formation doivent se rendre sur l’application « Mon activité formation » du portail de services « Mes démarches emploi et formation professionnelle » pour remplir leur BPF. Ils pourront également modifier en ligne les informations concernant leur structure. Ils doivent au préalable se créer un compte puis une fois connectés, ajouter la démarche « DA/BPF » à l’aide de leur numéro SIRET et du code d’activation fourni par la Direccte Bretagne dans le courrier accompagnant le récépissé de déclaration d'activité.

La télédéclaration étant obligatoire, l’envoi du BPF en version papier n’est plus nécessaire.

Découvrir l'application "Mon activité formation" du ministère du Travail en vidéo :

Un bilan pédagogique et financier recense :

  • les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable, le nombre de stagiaires accueillis, le nombre d’heures-stagiaires et d’heures de formation correspondant, en fonction de la nature, du niveau, des domaines et de la durée des formations dispensées au titre de la formation professionnelle continue ;
  • la répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises par le prestataire ;
  • les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle continue ;
  • les produits financiers tirés du placement des fonds reçus. Sur la demande du Préfet de région territorialement compétent, les prestataires sont tenus de produire la liste des prestations de formation réalisées ou à effectuer. Le cas échéant, cette liste mentionne le montant des résorptions opérées par le prestataire auprès des entreprises.

Dans le cadre du Pacte d’avenir pour la Bretagne, des mesures de simplification administrative ont été adoptées : en cas de contrôle de la DIRECCTE Bretagne, les organismes de formation ayant des activités multiples doivent tenir à disposition un compte de résultat spécifique à chacune de ces activités de formation professionnelle continue. L’envoi systématique de ces documents à la DIRECCTE Bretagne n’est désormais plus nécessaire.

A consulter :
Le guide juridique "Remplir le bilan pédagogique et financier (BPF) : mode d’emploi" publié par Centre Inffo.


La caducité de la déclaration d’activité

En cas d’absence d’activités de formation recensées dans le BPF, ou lorsque ce bilan n’a pas été adressé à la Direccte, la déclaration d’activité devient caduque. Les organismes ne peuvent alors plus organiser d’actions de formation et doivent réitérer une nouvelle demande s’ils souhaitent reprendre cette activité, car la réactivation de leur ancien numéro de déclaration n’est pas possible.

 

Connaître les principales obligations de fonctionnement

Les obligations

  • justifier de la réalité de chacune des prestations facturées (liste d’émargement, planning, frais de déplacement du formateur…)
  • émettre des factures conformes à l’article L441-3 du Code du commerce ;
  • respecter des règles comptables spécifiques ;
  • respecter le droit d’auteur lors de création de supports et lutter contre le photocopillage ;
  • respecter le formalisme en cas de publicité ou d’action commerciale de l’établissement ;
  • établir un règlement intérieur ;
  • respecter les obligations relatives à l’accueil de stagiaires :
      - documents à remettre aux stagiaires avant leur inscription définitive et tout règlement de frais (documents listés à l’article L6353-8 du Code du travail),
      - documents à compléter pour les stagiaires (financements Pôle emploi, Région),
      - accueil des stagiaires en situation de handicap ;
  • délivrer les attestations d’assiduité, de fin de formation ;
  • respecter l’obligation de protection de la santé et de la sécurité du stagiaire ;
  • conclure :
      - une convention de formation professionnelle avec les employeurs ou les financeurs publics de la formation,
      - ou un contrat de formation professionnelle avec le stagiaire de la formation-professionnelle ;
      - ou une facture valant convention de formation simplifiée : elle doit être effectuée dans des conditions particulières (achats ponctuels d’actions de courte durée ou répétitives) et contenir les mentions légales mentionnées dans les articles L6353-2 et R6353-1 du code du Travail.

Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions financières et/ou administratives (articles L 6355-1 à 23 du Code du travail).

A consulter :
 Le guide des droits et obligations des prestataires de formation publié par la DIRECCTE Bretagne.


La protection des données personnelles

Le 25 mai 2018 est entré en application le Règlement général européen relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ou RGPD) du 27 avril 2016.

L’activité des prestataires de formation entre donc dans le champ d’application du RGPD, s’agissant notamment des données à caractère personnel de leurs stagiaires. Le traitement de ces données doit être licite, loyal et transparent. Elles doivent être collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et conservées pour une durée limitée à la finalité déterminée par le responsable de traitement.

Source :  Dossier documentaire « Protection des données personnelles : quelles obligations pour les organismes de formation ? » (Centre Inffo (2017)


L'application de la convention collective des organismes de formation

Les organismes de droit privé dont l’activité principale est la formation professionnelle continue (code APE 85.59A et 85.59B) doivent appliquer la convention collective nationale étendue du 10 juin 1988.

Elle fixe un certain nombre de règles en matière de conditions d’emploi et de travail des formateurs, du personnel administratif, et des formateurs occasionnels. L’organisme de formation peut en effet faire ponctuellement appel à des formateurs extérieurs : travailleurs indépendants (sans lien de subordination avec l’organisme et dûment déclarés), salariés sous contrat à durée déterminée.


Outils et ressources

L'information auprès d’un syndicat/une fédération professionnelle

Organisations professionnelles d’employeurs reconnues représentatives

Autre syndicat (Employeurs)

Syndicats de formateurs-consultants

Autres fédérations

 


Les documents de référence 

 
Organismes de formation : formalités administratives Ministère du Travail (consulté le 15/06/18).
Organismes de formation : Toute la réglementation de votre activité Centre Inffo, 2017 – 200 p.
Organismes réalisant des actions dans le champ de la formation professionnelle continue : remplir le bilan pédagogique et financier (BPF) mode d’emploi Centre Inffo, 2017 – 64 p.
Guide des droits et obligations des prestataires de formation continue Direccte Bretagne (non daté) – 15 p.
Protection des données personnelles : quelles obligations pour les organismes de formation?  BLANPAIN, Nathalie – Centre INFFO, 2017 – 9 p. – (Les dossiers de Centre Inffo)
La formation professionnelle continue des salariés : construire une politique de contrôle et de lutte contre la fraude. In Le rapport public annuel 2017 – Cour des Comptes, 2017 – p. 165-195

 

GREF Bretagne - octobre 2018
Directeur de la publication : Hervé Greugny
Responsable de publication : Florence Barbin
Information et Rédaction : Gwénaëlle Berthelo et Céline Mesny